Avec l’avancée de la technologie, l’utilisation du papier tend à disparaître de la gestion d’une entreprise. Nous sommes actuellement dans l’ère du digital, les outils numériques prennent de plus en plus de place dans notre quotidien et la digitalisation touche presque toutes les facettes de l’entreprise. Dans cet article, nous allons nous intéresser à trois tendances fortes de la digitalisation dans les entreprises, à savoir la dématérialisation des réunions, celle des documents et celle des outils de gestion.

La digitalisation des réunions

La digitalisation consiste à utiliser des outils numériques pour remplacer les outils « traditionnels ». Quoi de plus représentatif de cette définition que la tendance actuelle de la digitalisation des réunions ?

Pour ce faire, rien de plus simple avec l’utilisation d’un boardPortal, un mot anglais utilisé ici pour désigner un portail accessible à tous les participants à la réunion. Il s’agit généralement d’un logiciel en mode SaaS (Software as a Service) qui vous accompagnera dans toutes les phases d’une réunion, de sa préparation à son déroulement, jusqu’à l’après-réunion (débriefing).

Avant la réunion, le logiciel vous permettra de bien vous préparer, de centraliser tous les fichiers utiles et nécessaires en un seul endroit. Ils pourront ainsi être facilement joints à l’ordre du jour. Il est également possible de personnaliser la confidentialité par rapport aux autres participants pour permettre à certains de les voir, et à d’autres pas. Pendant la réunion, tous les participants pourront interagir instantanément grâce au logiciel. D’ailleurs, la prise de notes se fait également par ce biais. Une fois la réunion achevée, l’outil stockera toutes les mises à jour apportées par chacun des participants. Il sera donc facile de faire un suivi par rapport aux décisions prises ainsi que des tâches attribuées.

L’avantage de ce système est qu’il est facile d’accès et totalement nomade : disponible sur smartphones et tablettes, ce genre de logiciel permet de se réunir même si tous les participants ne sont pas assis autour d’une même table. Et c’est certainement ce qui plaît le plus aujourd’hui !

Digitalisation des outils de gestion

La gestion d’une entreprise se fait sur plusieurs points :

  • Les stocks
  • La gestion comptable et financière
  • Les ressources humaines
  • La vente et les clients
  • La gestion des fournisseurs

La digitalisation permet de gérer uniformément tous ces points, notamment avec un logiciel ERP (Entreprise Ressource Planning). Ce type de logiciel possède un module pour chaque branche et, bien qu’ils soient indépendants, ces modules partagent une même base de données et communiquent rapidement entre eux. Cela permet de gagner beaucoup de temps par rapport à une gestion papier. Par exemple, lorsqu’un module reçoit une mise à jour, les conséquences de cette dernière seront automatiquement répercutées sur tous les modules concernés.

Gestion électronique des documents (GED)

La GED est un pan très important de la digitalisation d’une entreprise : la numérisation des documents et leur gestion numérique. Elle présente 3 avantages majeurs, tout d’abord, au niveau du coût. Toutes les entreprises, même les plus grandes font toujours face à des contraintes budgétaires : la GED leur permet de réduire considérablement leurs charges, car il n’y a plus lieu de stocker le papier ou encore de faire des impressions.

Il y a ensuite la question de l’écoresponsabilité : avec la GED, il y a moins de papier en circulation, mais aussi moins de déchets et moins d’arbres abattus.

Enfin, il y a la question de la confidentialité et de la sécurité. Trop de papier circulant augmente le risque de perte ou de vol. Les dossiers et documents stockés numériquement sur des serveurs sont mieux sécurisés tout en étant consultables à tout moment par les personnes habilitées, et ce de n’importe où dans le monde.

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